Organiser un séjour en groupe

Organisation d’un séjour en groupe

Par Camille, le 17 janvier 2023

Réussir un séjour de groupe est avant tout une question d’organisation. Qu’il s’agisse d’un week-end avec des amis, ou de vacances avec des collègues de bureau, il faut tout penser en amont. Objectif : que votre programme plaise à l’ensemble des participants. Du choix du village vacances au programme des excursions et visites culturelles, CAPFRANCE vous guide dans l’élaboration de votre projet.

Pour que votre expérience soit inoubliable (et pour les bonnes raisons !), retrouvez tous les points clés d’une bonne organisation de séjour en groupe.

Pourquoi partir en voyage en groupe ?

Partir en voyage en groupe offre de nombreux avantages :

  • Vous n’avez plus à chercher des partenaires d’activités,
  • Les excursions sont plus amusantes,
  • Vous profitez de tarifs de groupe,
  • Vous partagez les frais liés au séjour (location de l’hôtel ou du village vacances, train/bus, prix des activités et visites),
  • Vous êtes plus nombreux pour trouver les meilleures idées de séjour !

Les séjours en groupe, c’est l’occasion de se retrouver entre amis de longue date. C’est pouvoir faire des activités qui passionnent le groupe, ou encore de ressouder des liens entre collaborateurs au travail. Chacun apporte son expérience (quelle région est sympathique, « Ce petit château est à voir absolument ! »…) lors de l’élaboration du circuit. Et surtout : vous créez des souvenirs communs en vivant intensément votre voyage.

Comment organiser votre séjour en groupe ? Nos astuces

Pour que votre séjour à plusieurs se déroule au mieux, il faut bien le préparer. Mais l’expérience de groupe commence bien avant votre voyage. Ménager tous les caractères, adapter le séjour aux goûts de chacun, voilà les principaux enjeux durant la phase de préparation. Pour faciliter l’organisation de votre séjour en groupe, voici nos 8 conseils.

Communiquer le plus clairement possible durant l’organisation du voyage

Premier conseil pour organiser un séjour à plusieurs : la communication ! C’est le ciment d’un groupe ! Choix de la destination, des dates ou encore du budget, l’important est de communiquer avec les autres participants tout au long de l’organisation pour éviter le couac. Cela permet aussi de fédérer le groupe autour du projet et de partager son enthousiasme !

Pour préparer le séjour, la plupart des groupes se réunissent sur une application de discussion (comme WhatsApp ou Messenger). Choisissez celle qui est le plus utilisée par les membres du groupe. Ou alors, misez un repas tous ensemble pour discuter en amont des modalités de ce voyage en commun.

Vous êtes une association ou un club sportif ? Parlez-en avec vos adhérents dès la première assemblée générale. Autre option ? Organisez une AG spéciale pour voter à main levée le choix de la destination.

💡 Besoin de vous faciliter la vie ? Avec CAPFRANCE, profitez de notre expertise en organisation de séjour de groupe ! Une fois que vous êtes d’accord avec les autres membres sur les dates et le nombre de participants, confiez-nous votre projet.Renseignez vos dates de séjour ainsi que le nombre de personnes prévues dans le groupe. Et laissez-vous guider par les équipes qui se chargent du reste ! Fini l’organisation laborieuse avec CAPFRANCE puisque nos villages vacances s’occupent de tout, pour un séjour clé en main et 0 stress ! Vous pouvez aussi découvrir des villages par région, gamme, label ou type de séjour.

Prévoyez votre séjour à l’avance et mettez-vous d’accord sur les dates

Pour avoir le temps de repérer les lieux, d’accorder les plannings de tout le monde et de palier tout imprévu éventuels, fixez une date à l’avance. L’idéal étant de préparer votre voyage entre 6 mois et un an avant votre départ.

Décidez de la durée du séjour. Un week-end ? Plusieurs nuits ? Un long voyage de plus de quatre nuits demande de l’organisation. Plus tôt vous vous y prenez, plus tôt le groupe peut s’organiser et prévoir par rapport à la famille ou au travail.

🚴 Si vous prévoyez un circuit sportif, une randonnée sur plusieurs jours ou un séjour à vélo à plusieurs, c’est aussi un excellent moyen de se préparer physiquement et d’éviter les blessures !

Décider de la destination voyage en groupe

Où souhaitez-vous partir ? Quelle expérience voulez-vous vivre ? Quelles activités choisir pour votre séjour en groupe ? Si vous organisez un séjour pour votre entreprise, l’ambiance est sans doute au travail et à la détente. Un subtil mélange qu’un gîte en pleine campagne dans l’arrière-pays pourrait accueillir.

Certains de vos amis veulent voir les châteaux de la Loire et goûter aux vins locaux ? D’autres veulent essayer la randonnée de groupe dans les montagnes du Jura ? Faites un vote, exprimez clairement les possibilités en matière de destination et d’ambiance. Et pas besoin de partir dans un pays lointain ! La France regorge de destinations aux paysages magnifiques !

💡 Le plus CAPFRANCE : Vous flashez sur un village vacances ou un hôtel club du réseau CAPFRANCE, et vous hésitez ? Avant d’y emmener votre groupe, nous vous proposons d’effectuer un séjour de repérage. Pendant 3 jours et 2 nuits, rencontrez les équipes, visitez l’hébergement, goûtez aux délices de la restauration. Et tout ceci, déduit de la facture lors de la signature du devis !

Bien choisir votre hébergement pour votre séjour en groupe

De nombreux hôtels clubs et villages vacances proposent des séjours clé en main pour des groupes de plus de dix personnes. Choisir un bon hébergement n’est plus seulement une question de cadre et de confort, c’est aussi un enjeu d’organisation. CAPFRANCE met à votre disposition tout son réseau de villages vacances et hôtels clubs, mais également des guides formés de chaque région. Nos équipes vous accompagnent pas à pas dans l’organisation de votre séjour, jusque dans le choix des activités de groupe. Vous avez envie de faire de la randonnée en raquette en groupe en hiver ? Nous sommes avec vous !

Vous avez la socquette légère ? Ça tombe bien, nous aussi ! Pour les clubs de cyclisme et de cyclotourisme, il y a plus de 30 villages vacances CAPFRANCE labellisés par la FFVélo ! Lors de votre séjour vélo en groupe, profitez d’infrastructures sécurisées pour ranger et prendre soin de vos vélos après vos sorties !

💡 Le plus CAPFRANCE : les séjours vacances en groupe avec CAPFRANCE proposent des formules tout compris. Hébergement, pension complète avec une restauration fine mettant à l’honneur la cuisine régionale et animations en soirée. Vous bénéficiez d’un programme sur mesure, d’activités encadrées et de services en plus dans nos villages.

Prévoir le transport du groupe avant et après le voyage

Prévoyez au maximum des trajets à faire en groupe. Vous avez ciblé votre hébergement et vous savez où chacun habite. Préparez le transport pour qu’il se fasse idéalement dans la même journée, et que tout le groupe se retrouve au lieu de vacances en même temps. Comparez les vols et les trains, envisagez le covoiturage voire le bus. Rapprochez-vous des compagnies de transport qui peuvent vous proposer des tarifs groupe avantageux !

Mettez-vous d’accord sur les tarifs du voyage et le paiement

Fixez-vous un budget et surtout : répartissez les paiements. Plusieurs solutions s’offrent à vous :

  • Un tarif unique pour chacun avec un virement,
  • Une cagnotte en ligne,
  • Des chèques fractionnés…

Fixez une date limite de paiement et prévoyez l’acompte demandé en général par les solutions d’hébergement (chez CAPFRANCE, nous demandons 30 %).

💡 Le plus CAPFRANCE : lors de votre premier séjour, bénéficiez d’une réduction sur votre réservation ! Et à chaque voyage, vous recevez un chèque fidélité à faire valoir sur votre prochain séjour !

 

Pensez à l’assurance annulation pour votre séjour groupe

Même si vous vous êtes organisé au mieux, un imprévu de dernière minute n’est jamais à exclure lorsqu’on part à plusieurs. Pour cela, souscrivez une assurance annulation avec une couverture individuelle pour chaque participant. Le groupe est protégé, ses finances aussi. Rapprochez-vous du village vacances ou de l’hôtel club dans lequel vous souhaitez séjourner pour connaître les modalités de l’assurance.

Organiser un séjour en groupe, ce qu’il faut retenir ✅

  • Communiquez au maximum (via une application ou via une page évènement Facebook), mais de façon succincte et organisée.
  • Répartissez-vous la charge de travail et d’organisation.
  • Prévoyez une destination en France ou un autre pays qui plaise au plus grande nombre en évoquant l’expérience souhaitée.
  • Planifiez les dates de votre séjour bien à l’avance avec le nombre de nuits et de journées.
  • Optez pour des hébergements tout compris.Organisez vos excursions en profitant de circuits proposés par votre hébergement.
  • Consultez les activités sur place.
  • Prévoyez le budget et répartissez-vous le coût du séjour via une cagnotte ou virement.
  • Fixez une date limite de paiement pour chaque participant.
  • Anticipez le paiement de l’acompte du séjour en groupe.
  • Optez pour une assurance annulation qui couvre chaque participant.
  • Profitez au maximum de votre week-end ou de votre semaine, c’est votre moment à vous !