Mode d’emploi pour organiser une réunion de famille dans un village vacances

Organiser une fête de famille demande de l’organisation. Le nombre de convives ou la présence d’enfants peut impressionner, surtout quand vient le moment de réserver les couchages. Quel hébergement choisir pour un grand groupe ? Quels équipements vérifier lors de la réservation pour répondre aux besoins de tous les invités ? Il faut se poser beaucoup de questions pour ne pas passer à côté d’un détail important ! Heureusement, de nombreux gîtes et villages vacances proposent des séjours en groupe adaptés aux réunions et fêtes de famille, où il n’y a qu’à poser ses valises.

Pour vous aider à organiser votre réunion de famille, CAPFRANCE et ses villages vacances et hôtels clubs vous conseillent dans la gestion d’un événement parfait.

Pourquoi organiser une grande réunion de famille ?

Les réunions de famille (ou cousinades), c’est l’occasion de revoir des personnes que l’on ne voit jamais assez et qu’on apprécie pourtant. C’est faire se rencontrer différentes générations, ou encore se remémorer de bons souvenirs d’enfance.

Les gîtes et les villages vacances CAPFRANCE ont l’habitude d’accueillir des groupes familiaux pour des événements spécifiques :

• mariages,
• baptêmes,
• anniversaires symboliques (50 ans de mamie, anniversaire de mariage…),
• fête de naissance,
• fête avant une retraite,
• fête avant un grand voyage ou déménagement, etc.

À quelle période organiser une grande fête de famille ?

La période estivale est idéale pour les réunions de famille : on peut y pratiquer de nombreuses activités à l’extérieur. Les enfants et les parents profitent du jardin sous un grand soleil. La piscine du gîte ou de l’hôtel club devient vite un terrain de jeux aquatiques.

Partir en été présente néanmoins un inconvénient : le prix des couchages et la disponibilité des hébergements. En effet, les offres de séjour en famille sont souvent plus chères en été, car elles sont très demandées. Bien entendu, la date de l’événement à célébrer vous impose un cadre, mais pourquoi ne pas organiser l’événement au début de l’automne, à la fin du printemps ou en hiver ? En période hors saison, les prix des séjours en villages vacances ou des chambres en hôtels clubs sont moins élevés. L’occasion de pouvoir faire des économies ou de rediriger le budget vers les activités !

Quelle destination choisir pour une fête de famille ?

Pour choisir votre destination, appuyez vous sur ces critères :

• Le thème des retrouvailles (mariage, baptême, anniversaire…),
• La date de votre séjour,
• Le lieu d’habitation des invités afin de trouver un compromis,
• La disponibilité d’une grande salle de réception,
• Le nombre de couchages,
• Les équipements adaptés aux familles (enfants, PMR…),
• Le style du logement (gîte, auberge, hôtel, village vacances…).

Pour les fêtes de fin d’année

Une réunion de famille autour de Noël ou du premier de l’An donne immédiatement envie de neige et… de fondue ! Partir en village vacances à la montagne dans des chalets cosy est l’idée parfaite ! Sports d’hiver et repas en famille autour d’une bonne raclette rythment vos retrouvailles.

Pour se retrouver en famille

Envie de renouer avec votre cousin perdu depuis deux décennies dans un cadre exceptionnel et vert ? La campagne est une destination de choix pour une réunion de famille. De nombreux gîtes, domaines et anciennes fermes accueillent les réceptions familiales. L’heure est aux retrouvailles, en pension complète, le temps d’une soirée ou d’un week-end. Un séjour à la campagne en village vacance présente l’avantage d’offrir un grand nombre de chambres et de couchages, ainsi que d’immenses salles rénovées dans des halles de ferme.

Pour un mariage ou un baptême

Généralement organisés au printemps ou en été, ces grands événements familiaux sont placés sous le signe du soleil et de la bonne humeur. La destination idéale pour cette belle fête en famille est la mer et son décor estival. Fêter un heureux événement le long du littoral français est une expérience incroyable. CAPFRANCE vous propose de nombreux villages vacances et hôtels clubs en bord de mer à découvrir ! Accueillez toute la famille dans la grande salle d’un hôtel club qui borde la mer en Provence, en Bretagne, sur l’île d’Oléron ou encore proche de Bordeaux. Dansez et réjouissez-vous toute la soirée en profitant d’un paysage de carte postale. Vos photos sont réussies, vos retrouvailles aussi !

5 conseils pour réussir l’organisation d’une réunion familiale

Organiser des retrouvailles en famille demande beaucoup de temps et un bon sens de la gestion. Il faut prévenir tous les invités, trouver une bonne date, avoir l’hébergement disponible avec la bonne capacité de couchages. Et il faut penser aussi aux enfants, à la décoration, au budget… Voici nos 5 conseils pour vous faciliter la tâche.

1) Préparez l’évènement le plus tôt possible

Selon le nombre d’invités, vous allez devoir vous y prendre longtemps à l’avance pour que votre séjour se passe au mieux. Certaines cousinades peuvent demander jusqu’à un an d’anticipation ! Mais pourquoi s’y prendre si tôt ? Cela vous laisse le temps de :

• Fixer une date qui convient à tout le monde.
• Trouver le lieu rêvé pour recevoir et héberger vos invités.
• Demander plusieurs devis auprès des villages vacances ou hôtels clubs.

Selon la date choisie, évitez la concurrence pour obtenir le lieu de votre choix. Les villages vacances de CAPFRANCE ont l’habitude d’accueillir les réunions de famille en grand groupe tout au long de l’année. Ils sauront vous faciliter la tâche !

2) Créez une page évènement Facebook

Une page évènement Facebook est utile pour pouvoir communiquer avec l’ensemble des participants et choisir ensemble la destination ou le type d’hébergement. Pour pouvoir s’envoyer des informations, des photographies, des recettes ou des idées déco, la page Facebook est un outil incontournable. Centralisez tous les échanges et les prises de décision. Vous pouvez y épingler des publications en annonce pour être certain que vos invités les voient. Son grand avantage ? En invitant également vos convives via l’outil évènement, ils reçoivent un rappel de date directement sur l’application.

3) Gérez le budget en groupe de façon transparente

Pour une réunion de famille réussie qui ne ruine pas tous les participants, optez pour la communication et le partage. Discutez ouvertement du budget et des prix des locations, du repas et des activités. Réfléchissez à un plan pour le pot commun. Allez-vous prévoir un montant fixe par convive ou bien monter une cagnotte commune avec des objectifs clairement définis ? Pour ce faire, des applications comme On participe (100 % française) ou Le pot commun sont parfaites. Enfin, demandez un dépôt auprès des membres de votre famille. Cela vous assure des fonds nécessaires pour les achats prévisionnels et vous certifie également la présence de tous les membres de votre famille. Vous réduisez ainsi les risques d’annulation à la dernière minute !

4) Consultez les activités proposées par les villages vacances

Renseignez-vous auprès du village vacances ou hôtel club de votre choix afin de vérifier les activités qu’ils proposent. Une partie de Mölkky, de la luge, du golf, de la randonnée ou un tour en vélo ? Les villages CAPFRANCE proposent leur lot d’activités pour petits et grands.

5) Faites vivre l’évènement après la fête

Les réunions familiales sont l’occasion de se remémorer des souvenirs… et d’en créer des nouveaux. Prévoyez de faire plein de photos et de constituer des albums à imprimer et à distribuer aux invités. Optez pour des cadeaux-souvenirs comme des dragées, des verres festifs, des serviettes ou des pochettes… faites durer dans le temps ce séjour au travers d’objets témoins !