Conseils pour organiser un séjour de groupe

Par Élisa, le 2 avril 2019

Réaliser un séjour de groupe et garantir sa réussite, c’est avant tout une question d’organisation. Du choix du village vacances à l’élaboration du programme d’excursions, en passant par les modalités de paiement ou d’assurance, Cap France vous accompagne dans la mise en place de votre projet. Découvrez notre guide contenant tous nos bons conseils pour vivre votre séjour de groupe en toute sérénité !

1. Anticipez !

Afin de garantir la disponibilité du village vacances dans lequel vous souhaitez séjourner, pensez à réserver votre séjour de groupe au moins 1 an à l’avance ! Tous les détails pratiques – thématique du séjour, période, durée, destination, nombre de participants… – devront être réfléchis en amont.

N’hésitez pas à contacter directement les équipes de nos villages via la demande de devis, en détaillant vos besoins. Vous recevez une réponse en quelques jours seulement !

2. Faites un séjour de repérage

Vous souhaitez tester l’un de nos villages vacances avant d’y emmener votre groupe ? Hébergement, restauration, équipements, environnement, rencontre avec les équipes… Pour vous aider à finaliser votre projet ou vous aider dans votre choix de village, Cap France vous offre la possibilité de faire un séjour de repérage d’une durée de 3 jours / 2 nuits ! Celui-ci sera déduit de la facture au moment de la signature du devis.

3. Choisissez votre formule selon vos besoins

Pour faciliter l’organisation de votre séjour de groupe, Cap France vous propose des forfaits clés en main avec accompagnement : vous disposez de guides expérimentés qui connaissent bien la région. Un gage de qualité pour votre séjour !

Vous disposez déjà d’un guide accompagnateur et souhaitez réaliser un séjour de groupe en autonomie ? Optez pour notre formule sans accompagnement ! Nos équipes sur place restent bien sûr à votre disposition pour répondre à vos questions, vous conseiller, et vous fournir la documentation nécessaire.

Pour tous nos séjours de groupe, vous profitez par ailleurs d’une formule tout compris, comprenant l’hébergement, la restauration en pension complète ou en demi-pension et mettant à l’honneur les spécialités régionales (la formule pension complète inclut le déjeuner du dernier jour, sur place ou en panier repas), un accès aux équipements du village (piscine, espace bien-être…) et les animations en soirée.

À lire aussi : La restauration chez Cap France

4. Composez votre programme sur-mesure !

Chez Cap France, les séjours de groupe sont sur-mesure. Dans chacun de nos villages vacances, un commercial dédié est à votre disposition pour élaborer avec vous le programme selon vos souhaits : visites de monuments historiques, balades gourmandes et rencontres de producteurs locaux, initiation à une activité sportive, randonnées de pleine nature… N’hésitez pas à leur demander conseil, nos équipes sont composées de professionnels bien ancrés dans leur région, qui sauront vous faire découvrir les sites les plus remarquables.

N’oubliez pas non plus d’inclure dans votre programme des temps de pause, pour que chacun puisse se détendre, en profitant par exemple de l’espace bien-être au sein du village.

5. Fixez les modalités pratiques du séjour

Le paiement

Choisissez le mode de paiement avec votre groupe : cagnotte, virement, chèques fractionnés… Nous vous recommandons de fixer une date limite de paiement et un échéancier. Chez Cap France, pour toute réservation à plus de 30 jours, nous vous demandons un acompte de 30 %. Le paiement du solde peut être effectué dans les 30 jours précédant votre départ ou à votre arrivée. Toute réservation à moins de 30 jours est réglée dans sa totalité.

Vous faites partie de l’une de nos fédérations partenaires ? Vous bénéficiez d’une remise de -5% sur votre séjour ! Pour en bénéficier, indiquez le code partenaire dans le formulaire de demande de devis et munissez-vous de votre carte adhérent une fois sur place.

Vous avez déjà séjourné dans un village Cap France ? N’oubliez pas également d’utiliser votre chèque fidélité reçu à la fin du dernier séjour, afin de bénéficier d’une réduction !

À lire aussi : Notre programme de fidélité pour les groupes

L’assurance annulation

Une couverture individuelle pour chaque participant est essentielle. Souscrivez à une assurance, tout le monde est protégé en cas d’annulation ! Contactez le village dans lequel vous souhaitez séjourner pour consulter les conditions générales de vente et les modalités de l’assurance.

Prêtez attention aux détails

Renseignez-vous auprès du village pour connaitre les modalités pratiques du séjour : heure d’arrivée et de départ, équipements accessibles pendant la période (salles de réunion ou de conférence, piscine…), qualité des repas et alternatives pour les régimes spéciaux… Au moins 2 mois avant le départ, faites un point avec le village sur votre effectif final et vos heures d’arrivée.

Vous êtes prêts ? Découvrez dès à présent nos engagements qualité et consultez nos exemples de séjours touristiques, randonnées, classes ou séminaires d’entreprise !