Séminaire d'entreprise

Comment organiser un séminaire d’entreprise ?

Par Élisa, le 24 janvier 2020

Vous êtes responsable de l’organisation d’un séminaire d’entreprise ? Découvrez ici tous nos conseils pour garantir le bon déroulement de votre événement étape par étape, en fonction du type de participants et de vos objectifs ! Budget, durée, programme d’activités, restauration… Cap France vous donne des clés pour réaliser un séminaire d’entreprise sur-mesure, adapté à vos besoins.

Définir les objectifs de votre séminaire d’entreprise

La première question à vous poser lorsque vous débutez l’organisation d’un séminaire, c’est bien sûr celle de vos objectifs, à savoir le message que vous souhaitez faire passer par le biais de l’événement. Voulez-vous renforcer la cohésion de vos équipes ou leur motivation ? Transmettre des informations, faire découvrir une nouvelle organisation de travail ou proposer une formation spécifique ?
De manière générale, nous pouvons distinguer deux types d’objectifs principaux qui vont déterminer la nature de votre séminaire.

Les objectifs informatifs

Le séminaire d’entreprise est souvent un bon moyen de communiquer des informations à l’ensemble des collaborateurs.
Parmi les types de séminaires informatifs, vous trouverez le séminaire dédié à la formation – à un nouveau logiciel, un nouveau site internet… – ou encore le séminaire commercial, permettant de communiquer des objectifs ou une méthode de travail aux managers et commerciaux pour les mois à venir.

Les objectifs relationnels

Les événements d’entreprise peuvent également jouer un rôle sur la motivation et la cohésion des équipes, récompenser de bons résultats, ou encore favoriser l’intégration de nouveaux arrivants…
Un séminaire peut bien sûr viser à atteindre les deux objectifs en même temps. Dans tous les cas, cette étape de réflexion est primordiale et doit se faire au minimum 6 mois à l’avance. Vous pourrez ensuite plus facilement allouer votre budget aux bons endroits et déterminer le lieu et le programme d’activités en fonction du nombre de participants et de leurs attentes.

Organiser les aspects pratiques

Planifier ses tâches

Une fois que vous avez défini quel type de séminaire vous souhaitez organiser, nous vous conseillons d’élaborer un rétroplanning de vos tâches. Cela vous permettra de cadrer votre organisation et de réduire au maximum les situations de stress de dernière minute. Pensez à fixer dès le début vos diverses échéances : envoi des invitations, clôture des inscriptions, réservations, versement des acomptes…

Pour pouvoir concrétiser votre projet, il vous faut bien sûr connaitre le nombre de participants. Si la participation résulte d’une démarche volontaire, il est essentiel que vous puissiez récolter les réponses suffisamment à l’avance pour évaluer l’envergure que prendra l’événement, et ainsi choisir un lieu de séminaire adapté.

Fixer une date adéquate

Afin de garantir la participation de tous les collaborateurs concernés, nous vous conseillons de leur demander leur avis sur la date avant l’envoi des invitations. Il existe des outils gratuits simples d’utilisation comme Doodle ou Google Form vous permettant de collecter et centraliser ces informations.

Le choix d’une date pendant les vacances scolaires peut vous permettre de bénéficier de tarifs avantageux puisqu’il s’agit de périodes creuses dans le secteur de l’événementiel d’entreprise.
Dans tous les cas, il vous faudra là aussi tenir compte des objectifs fixés au début du projet, ces derniers pouvant être liés à des échéances précises.

Choisir le lieu et la formule

Le choix du lieu de séminaire dépend de plusieurs critères : sa capacité d’accueil, sa facilité d’accès par rapport à votre localisation, ses prestations et tarifs, mais aussi les objectifs que vous avez fixés en amont. Vous ne choisirez pas forcément le même endroit selon si vous organisez un séminaire principalement informatif nécessitant un lieu calme et agréable ou un séminaire de motivation (ou « incentive »), qui peut exiger un cadre plus dépaysant, et un accès facile à des activités sportives et de loisirs.

Il est préférable de visiter le lieu avant la signature du devis afin de vous assurer que celui-ci corresponde bien à vos attentes.

Avant de faire votre choix, faites le point également sur la durée et la formule que vous désirez. Souhaitez-vous simplement organiser une journée d’étude, dans un endroit proche de votre lieu de travail, ou un séminaire d’une nuit ou plus ? Ce choix dépend là aussi du type d’événement. S’il s’agit d’un séminaire de formation ou de motivation, la durée habituelle est de 2 ou 3 jours, cela peut être moins pour un séminaire commercial ou destiné à la direction.

Votre séminaire d’entreprise dans un village vacances

Les villages vacances sont des lieux souvent plébiscités dans le cadre des séminaires d’entreprise. Ils disposent en effet d’une grande capacité et proposent généralement des formules avantageuses.

A Cap France, 11 de nos villages vacances et hôtels clubs sont spécialisés dans ce type d’événement, avec des offres « tout en un » adaptées et des engagements qualité. Ils disposent en effet d’infrastructures idéales, comprenant des salles tout équipées, des logements confortables, un restaurant et des équipements en accès gratuit pour les moments de détente et de convivialité.

Différents forfaits à la carte vous sont proposés selon vos besoins : la journée d’étude, le forfait semi-résidentiel ou résidentiel. Vous avez notamment la possibilité d’effectuer un séjour de repérage, et disposez d’un interlocuteur privilégié sur place.

Déterminer le moyen de transport

Avion, train, bus, voiture… Là aussi, plusieurs possibilités s’offrent à vous pour vous rendre sur le lieu du séminaire, en fonction de sa situation géographique et de votre budget.
Si vous souhaitez faire des économies, et dans la mesure du possible, l’option covoiturage en utilisant de façon optimale les voitures personnelles des participants (4 ou 5 personnes minimum) s’avère être la plus intéressante. L’entreprise n’a pas à prendre en charge la location de voiture ou l’assurance, seuls les frais kilométriques sont à rembourser.

Choisir la restauration

Menus et formules

Le repas constitue un élément important du séminaire à ne pas négliger. C’est le moment ou vos équipes se retrouvent après une session de travail ou d’effort physique, celui-ci doit donc favoriser la convivialité et permettre de recharger les batteries.

A cette étape de l’organisation, deux questions principales doivent se poser : quel menu proposer ? Quel type de service choisir ?

Pour le repas du midi, nous vous conseillons de privilégier un repas équilibré, pas trop gras, pour favoriser la concentration et éviter les éventuelles somnolences. Légumes, fruits, huiles végétales et produits laitiers sont recommandés pour booster l’activité cérébrale. Il est également préférable de ne pas proposer d’alcool le midi, ou alors en petite quantité. Pour le soir en revanche, vous pouvez proposer un apéro suivi d’un dîner, plus copieux et plus festif que le déjeuner.

Dans les deux cas, si votre séminaire se déroule dans une région particulière, vous pouvez opter pour la dégustation des produits et spécialités de terroir !

N’oubliez pas par ailleurs de prévoir une alternative pour les participants ayant des régimes alimentaires spécifiques (végétarien, vegan…) ou des allergies particulières.

Au petit-déjeuner et pendant les pauses, mettez à disposition des fruits. En plus d’être sain, ils sont également moins coûteux que les viennoiseries par exemple.

Pour ce qui de la forme de vos repas, vous pouvez choisir entre :

Le service en buffet : celui-ci est particulièrement adapté pour les repas nombreux (plus de 50 personnes). Il permet d’allier la convivialité d’une table et le côté décontracté d’un cocktail.
Le service à l’assiette : ce format un peu plus formel est idéal pour les séminaires en plus petit comité. Vos collaborateurs profitent d’un service complet avec entrée, plat et dessert.

Vous pouvez bien sûr alterner entre les deux selon le repas, comme par exemple choisir le buffet – plus rapide – le midi, et le service à l’assiette le soir.

La restauration dans les villages vacances Cap France

Les villages vacances ont l’avantage de pouvoir intégrer la restauration dans leur formule tout inclus. Chez Cap France, nos équipes vous proposeront des formules « entrée, plats, desserts » adaptées selon le type de votre événement : menus express, buffet, repas de gala… Attachés à leur territoire, nos établissements ont également à cœur de vous faire découvrir leurs spécialités régionales.
Nous prenons par ailleurs en compte les éventuelles habitudes alimentaires.

Élaborer le programme du séminaire

Il est important que votre programme soit équilibré avec une alternance entre les activités formelles (réunions, plénières, ateliers de travail…) et les activités ludiques. Généralement, les ateliers formels ont lieu le matin et parfois en début d’après-midi, le reste de la journée étant consacré aux activités plus légères et aux moments de détente. Les repas offriront quant à eux une coupure pour se retrouver dans une ambiance conviviale.

Organiser les activités ludiques

Proposer des activités ludiques ou de team building à vos collaborateurs vous permettra d’apporter une dimension plus complète à l’événement. Celles-ci peuvent d’ailleurs s’avérer essentielles au sein de votre programme selon vos objectifs. C’est notamment le cas des séminaires dédiés à renforcer la cohésion ou créer des liens.
Nous vous conseillons par ailleurs de choisir des activités qui soient cohérentes par rapport à votre secteur d’activité, et bien sûr, dont la mise en place est possible en fonction de votre lieu de séminaire.

Voici quelques exemples :

Randonnée en pleine nature
Activités sportives : canoë, escalade, rafting, canyoning…
Activités culturelles : visite d’un lieu, monument, producteur local…
Activités créatives / artistiques : atelier cuisine, théâtre, chant, vidéo…
Activités détente et bien-être : thalasso, massage, yoga… (à organiser plutôt en fin de séminaire)
Activités insolites : escape game, paintball, course d’orientation (particulièrement adaptées au team building).

Sachez que les villages vacances Cap France, souvent situés dans des cadres de nature privilégiés, pourront vous proposer multiples activités sportives ou de détente. Parlez-en au moment de votre demande de devis.

Si l’activité nécessite une tenue particulière (chaussures de marche, maillot de bain…), pensez à l’indiquer à tous les participants. Nous vous recommandons de leur communiquer le planning de l’événement, quelques semaines avant le départ.

À lire aussi : Quelles activités pour un séjour en groupe ?

Prévoir des animations

En fin de journée, vos participants auront certainement envie de se détendre et de se divertir. Prévoyez des animations, plus passives que de réelles activités, comme une conférence, un spectacle, une pièce de théâtre…
Si votre séminaire se déroule sur plusieurs jours, les participants auront certainement envie d’une soirée festive. Il est préférable de l’organiser le dernier soir du séminaire pour éviter les excès et la fatigue avant la fin.

Une fois l’événement terminé, n’hésitez pas à envoyer un formulaire de satisfaction et un mot de remerciement à tous les collaborateurs, avec si vous en avez, des photos de l’événement !

Vous êtes prêt à vous lancer dans ce projet ?

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