Organiser un événement d’entreprise en club vacances

Organiser un événement d’entreprise, à quoi ça sert vraiment ? 

En 2018, une étude EY pour l’union des métiers de l’événementiel (UNIMEV) comptabilisait quelques 380 000 événements d’entreprises ou d’institutions partout en France. Et les formats ne manquent pas : séminaires internes, réunions de travail de grande ampleur, convention et team building ou événement festif tels que les soirées d’entreprise… Au point qu’un Français actif participerait en moyenne à 1,7 événement professionnel par an.

Ce que les collaborateurs viennent y chercher ? De l’information et de la formation en premier lieu, mais aussi de l’inspiration, du réseau, une expérience unique dans l’année, des idées, et de la convivialité. 

Alors quand on se retrouve du côté de l’organisation, pas question de passer à côté des opportunités incroyables qu’offrent ces temps très particuliers de séminaires internes pour les salariés.

Bien organiser son événement d’entreprise : les sept étapes clés

Pour être réussi, un événement d’entreprise doit être réfléchi et préparé au minimum six mois à l’avance. Et attention, car le temps file très vite, surtout si le moindre élément d’organisation de l’événement doit passer par des phases plus ou moins longues de validations internes.

Première étape : déterminer l’objectif précis de votre événement d’entreprise

Dans l’idéal, tout événement d’entreprise devrait s’insérer dans une stratégie de communication interne globale de l’entreprise. 

A minima, il est important de définir quel objectif vous poursuivez par le biais de votre événement. Voulez-vous renforcer la cohésion d’équipe et la motivation des participants ? Souhaitez-vous transmettre des informations importantes ? Les participants doivent-ils repartir en ayant une bonne vision d’une nouvelle organisation de travail ? L’événement doit-il former vos invités sur un nouveau produit, une nouvelle offre ?

De manière générale, on peut distinguer deux types d’objectifs principaux pour les événements d’entreprises.

Les objectifs informatifs

Sous la forme d’un séminaire ou de plusieurs conférences, les événements de type informatif visent à :

• communiquer des informations à l’ensemble des collaborateurs
• organiser une formation de grande ampleur de vos équipes (à un nouveau logiciel, à une nouvelle méthodologie de travail…)
• transmettre des objectifs commerciaux précis aux managers et équipes de ventes.

Les objectifs relationnels

Sous la forme de team buildings, d’événements plus festifs, mais aussi de conférences et d’ateliers, les événements d’entreprise dont l’objectif premier est relationnel visent souvent à :

• motiver des équipes et garantir la cohésion au sein d’un groupe
• récompenser de bons résultats
• favoriser l’intégration de nouveaux arrivants…

Définir si votre événement a plutôt une visée informative ou plutôt une visée relationnelle est essentiel pour déterminer le contenu de votre événement sur le fond. Aussi, vos objectifs influencent jusqu’au choix de votre lieu événementiel puisqu’ils déterminent aussi le nombre de vos invités, le matériel dont vous avez besoin, les activités organisées… Une première phase de clarification de vos objectifs est donc essentielle, et mérite d’être travaillée avec le plus grand soin.

Deuxième étape : lister les invités et fixer une date adéquate

La liste des invités varie selon la nature de l’événement et ses objectifs, selon la taille de l’entreprise et son organisation interne. L’événement d’entreprise peut concerner la totalité des collaborateurs comme un groupe précis de salariés, moins nombreux (les managers, les commerciaux, une équipe en particulier, etc.).  

Dans tous les cas, définissez la liste de vos invités en même temps que vos objectifs, environ six mois à l’avance au minimum, et envoyez rapidement vos invitations. Vous pouvez proposer plusieurs dates différentes à vos collaborateurs afin de garantir la participation de tous les collaborateurs concernés, par exemple via des formulaires simples (Google forms, Doodle pour les outils gratuits).

Une astuce : les vacances scolaires sont une période creuse pour l’événementiel d’entreprise, vous pourriez donc bénéficier de tarifs avantageux sur cette période.

Troisième étape : créer un rétroplanning de l’événement

Une fois que vous avez défini quel type de séminaire vous souhaitez organiser, nous vous conseillons d’élaborer un rétroplanning de vos tâches. Cela vous permettra de cadrer votre organisation et de réduire au maximum les situations de stress de dernière minute. Pensez à fixer dès le début vos diverses échéances : envoi des invitations, clôture des inscriptions, réservations, versement des acomptes…

A titre d’exemple, voici quelques grandes catégories qui peuvent se retrouver dans votre rétroplanning :

• la planification sur le fond : objectifs de l’événement, programmation, nombre d’invités…
• la planification sur la forme : l’envoi des invitations, la communication autour de l’événement…
• l’organisation logistique : contacter les prestataires, réserver les lieux de séminaire, les logements, les repas, réserver les activités
• l’organisation financière : verser les acomptes, régler les factures des prestataires…

Quatrième étape : définir le programme de l’événement

Une soirée événementielle toute simple peut vite devenir l’événement de l’année pour peu que le programme soit à la hauteur des attentes ! La conciliation de vos objectifs et des attentes de votre public est le point de départ du programme de votre événement. Cette mise en  cohérence doit vous aider à définir les contours d’un programme clair, précis et bien rythmé. 

Un séminaire informationnel comporte souvent une alternance de plusieurs types de temps forts :

• des temps formels tels que des réunions, des conférences, des sessions de travail en atelier, des séances d’information plénières
• des temps informels, qui sont tout aussi importants puisque c’est au moment des repas, des pauses café et des temps libres que les collaborateurs ont l’occasion de réseauter, d’échanger entre eux et d’apprendre à mieux se connaître en dehors des temps de travail
• des activités plus ludiques : team buildings, ateliers conviviaux, activités extérieures, sportives, culturelles, artistiques ou créatives, voire des activités de détente et bien-être, jusqu’à des formules plus insolites (escape game, course d’orientation, paintball…)

Quelques conseils importants pour la construction de votre programme :

• réservez les sessions formelles et les temps de travail aux matinées, plus propices à la concentration et organiser plutôt les temps ludiques l’après-midi
• choisissez toujours des activités cohérentes avec votre secteur d’activité et si possible à proximité de votre lieu de séminaire
• Ne négligez pas les temps de repas et de pause dans votre timing et ne soyez pas trop ambitieux : mieux vaut des sessions de travail de 45 minutes bien utilisées qu’une longue session plénière qui s’éternise et déborde sur la fin de la journée.

Enfin, et en particulier si votre événement d’entreprise vise à resserrer les liens entre les participants, pensez à prévoir des animations pendant le séjour, en fin de journée par exemple. Conférence, spectacle, concert, ou encore une soirée plus festive le dernier soir du séminaire, autant d’options à explorer en fonction de la culture de votre entreprise et de l’objectif de votre événement. 

Cinquième étape : anticiper au maximum les déplacements

Avion, train, bus, voiture… Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour vous rendre sur le lieu du séminaire, en fonction de sa situation géographique et de votre budget.

Si vous souhaitez faire des économies, et dans la mesure du possible, l’option covoiturage en utilisant de façon optimale les voitures personnelles des participants (4 ou 5 personnes minimum) s’avère être la plus intéressante. L’entreprise n’a pas à prendre en charge la location de voiture ou l’assurance, seuls les frais kilométriques sont à rembourser.

Sixième étape : bien choisir le lieu de votre séminaire en fonction de vos besoins

Le choix du lieu de séminaire dépend de plusieurs critères : 

• sa capacité d’accueil
• sa facilité d’accès par rapport à votre localisation
• ses prestations, en vérifiant par exemple si le lieu d’accueil dispose bien du matériel et de l’équipement de travail dont vous aurez besoin (espaces de travail mais aussi écrans, connexions internet…). Vous propose-t-il aussi de la restauration ? Est-il possible de loger et travailler sur place si votre séminaire dure plusieurs jours ?
• les tarifs
• la possibilité d’atteindre les objectifs que vous avez fixés en amont (créer du lien, informer les collaborateurs lors de séances plénières, organiser des temps d’échange collaboratifs ou d’ateliers, proposer des expériences ludiques…). 

En effet, vous ne choisirez pas forcément le même endroit si vous organisez un séminaire principalement informatif nécessitant un lieu calme et agréable ou un séminaire de motivation (ou « incentive »), qui peut exiger un cadre plus dépaysant, et un accès facile à des activités sportives et de loisirs pour vos animations.

Quelques conseils pour bien choisir le lieu de votre événement d’entreprise :

• Entamez les démarches le plus tôt possible pour être sûr d’obtenir le lieu qui vous correspondra le mieux.
• Demandez des devis à plusieurs lieux pour pouvoir comparer les tarifs et les prestations de ces derniers
• De préférence, visitez le lieu avant la signature du devis afin de vous assurer que celui-ci corresponde bien à vos attentes.
• Avant de faire votre choix, faites le point également sur la durée et la formule que vous désirez. Souhaitez-vous simplement organiser une journée d’étude, dans un endroit proche de votre lieu de travail, ou un séminaire d’une nuit ou plus ? Ce choix dépend là aussi du type d’événement. S’il s’agit d’un séminaire de formation ou de motivation, la durée habituelle est de 2 ou 3 jours, cela peut être moins pour un séminaire commercial ou destiné à la direction.

Septième étape : bien gérer votre budget

Tout événement professionnel a un coût et votre budget joue un rôle déterminant pour orienter vos choix, depuis le lieu d’organisation jusqu’au choix des menus. Dans l’idéal, définissez votre budget global en amont, ce qui vous permettra ensuite de réaliser des arbitrages entre vos différentes lignes de dépenses. 

Là encore, ce sont vos objectifs qui vous guideront. Si votre budget est assez restreint et que votre séminaire est avant tout informationnel, vous adapterez la nature de vos animations ou des temps conviviaux en optant pour des activités de moindre coût. A vous de définir ce qui est le plus important pour vos collaborateurs dans l’expérience que vous leur proposez.

Enfin, si l’événement est très important pour votre entreprise et que vous manquez de temps, vous pouvez aussi envisager de déléguer tout ou partie de son organisation à une agence événementielle, dont le métier est justement de soulager les entreprises dans leur logistique événementielle, et de penser pour vous à tous les détails nécessaires au bon déroulement de l’événement. 

Les cinq bonnes raisons d’organiser votre séminaire d’entreprise dans un village vacances 

Compte tenu de tous les défis que représentent un événement professionnel, les villages vacances sont des lieux souvent plébiscités pour une organisation sans stress et simplifiée.

Raison n°1 : Parce qu’en village vacances, tout se déroule au même endroit

En village vacances, vous disposez de toutes les commodités nécessaires à l’accueil d’un événement professionnel : logements, salles de conférence, espaces de détente, restauration… Tout est réuni en un seul et même lieu ! C’est un gain de temps sur place non négligeable et une charge mentale allégée aussi pour l’organisateur : pas besoin de calculer les temps de trajet entre les hôtels et les salles de travail, pas besoin de trouver des restaurants d’assez grande capacité ou de faire venir un traiteur. Tout se fait au même endroit et avec les mêmes interlocuteurs et prestataires. 

Qui plus est, les villages vacances, dont le cadre est souvent très agréable, créent une atmosphère de bulle privilégiée, un environnement propice à la réflexion et au renforcement des liens entre les invités de l’événement.

Raison n°2 : Pour leur grande capacité d’accueil et les équipements professionnels, à la hauteur des besoins des entreprises

Les villages vacances disposent d’une très grande capacité d’accueil, avec un avantage certain : la flexibilité. En club, il est possible d’accueillir des groupes restreints comme des groupes très larges. Une donnée intéressante à prendre en compte si votre nombre définitif d’invités n’est pas précis au moment de rechercher vos lieux de séminaire.

En outre, les villages vacances sont spécialement équipés pour répondre aux besoins des entreprises. A Cap France, 11 de nos villages vacances et hôtels clubs sont spécialisés dans ce type d’événement, avec des offres « tout en un » adaptées et des engagements qualité. En plus de leur belle localisation et de leur cadre inspirant en bord de mer, en montagne ou au calme de la campagne, ils disposent en effet de salles tout équipées, de logements confortables, d’espaces de restauration et d’équipements en accès gratuit pour les activités de détente et de convivialité.

Raison n°3 : des offres sur mesure et des facilités pour les organisateurs d’événements professionnels

Les villages vacances proposent des offres dédiées aux groupes, voire spécifiques aux événements d’entreprise. A Cap France, par exemple, différents forfaits à la carte vous sont proposés selon vos besoins : la journée d’étude, le forfait semi-résidentiel ou résidentiel. Vous avez en plus la possibilité d’effectuer un séjour de repérage, et vous disposez d’un interlocuteur privilégié sur place, pour vous aider à tout moment et vous fournir toutes les informations utiles.

Raison n°4 : Pour profiter de l’offre de restauration incluse du village vacances

Le repas constitue un élément important du séminaire à ne pas négliger. C’est le moment où vos équipes se retrouvent après une session de travail ou d’effort physique, celui-ci doit donc favoriser la convivialité et permettre de recharger les batteries.

Pour le midi, privilégiez plutôt des repas équilibrés, pas trop gras, pour favoriser la concentration. Légumes, fruits, huiles végétales et produits laitiers sont recommandés pour booster l’activité cérébrale. Il est également préférable de ne pas proposer d’alcool le midi, ou alors en petite quantité. Pour le soir en revanche, vous pouvez proposer un apéritif suivi d’un dîner, plus copieux et plus festif que le déjeuner.

Dans les deux cas, si votre séminaire se déroule dans une région dotée d’une gastronomie typique, profitez-en pour proposer une dégustation des produits et spécialités de terroir ! Et n’oubliez pas, par ailleurs, de prévoir une alternative pour les participants ayant des régimes alimentaires spécifiques (végétarien, vegan…) ou des allergies.

Les villages vacances peuvent proposer des services en buffet, bien adaptés lorsque les convives sont nombreux, tout comme des services à l’assiette, un format plus formel idéal pour les séminaires en plus petit comité. Vous pouvez bien sûr alterner entre les deux selon le repas, par exemple choisir le buffet – plus rapide – le midi, et le service à l’assiette le soir.

Les villages vacances Cap France intègrent la restauration dans leur formule tout inclus et proposent des menus adaptés en fonction de vos souhaits et de la nature de votre événement : menus express, buffet, repas de gala… Attachés à leur territoire, nos établissements ont également à cœur de vous faire découvrir leurs spécialités régionales et prennent en compte les habitudes alimentaires de vos invités.

Raison n°5 : centraliser les coûts 

Qui dit interlocuteur unique dit aussi simplification de vos lignes de gestion et économies de temps et d’argent ! Puisque tout se déroule au sein du village vacances, vous économisez sur les transports, sur les locations… Et surtout, vous bénéficiez d’offres dédiées, souvent avantageuses. 

Dernier conseil avant la fin : une fois l’événement terminé, n’hésitez pas à envoyer un formulaire de satisfaction et un mot de remerciement à tous les collaborateurs, avec si vous en avez, des photos de l’événement !

Vous êtes prêt à vous lancer dans ce projet ?

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